Ett arbete i fyra steg med tre verksamheter parallellt. Vi utgår från vår gemensamma digitala infrastruktur – Mina sidor, Draken och AI – och landar i en konkret plan för 2027 och 2028.
Tre verksamheter går igenom samma fyra steg parallellt. Att köra dem samtidigt gör att arbetssättet prövas mot olika förutsättningar direkt.
Samtliga satsningar ovan har ett uppdrag att göra en förflyttning mot ett mer möjliggörande arv. Förflyttningen ska beskrivas som en av effekterna i respektive projekt, och följas upp där.
Det här underlaget beskriver hur arbetet går till. Om arbetet ska påbörjas är en egen fråga, och den avgörs i varje verksamhet för sig. Det är alltså inte samma beslutsväg som beskrivs i steg 3 – den handlar om att fastställa målarkitekturen och förändringsförslagen, det här handlar om att komma igång.
Ledningen beslutar att arbetet ska påbörjas och genomföras hos sig.
Varje verksamhet behöver peka ut personer som kan driva arbetet inifrån – de som kan processerna, systemen och vardagen. Steg 1 och 2 står och faller med att de finns och har tid avsatt.
Systemen i DIOS säger vad vi har. Processerna säger vad vi gör. Först tillsammans utgör de grunden för målbild och målarkitektur.
Vi tar inte fram någon ny mall. DIOS är verktyget, och uppgifterna finns delvis där redan. Arbetet handlar om att säkra att de är kompletta och aktuella för respektive verksamhet.
Varje verksamhet ansvarar för sina egna uppgifter i DIOS. Digitalisering och IT stöttar vid behov.
En systemlista säger ingenting om vad verksamheten faktiskt gör. Processbeskrivningarna gör det, och de är förutsättningen för att kunna sätta en målarkitektur. En del finns redan, annat saknas och tas fram här.
Förutsättningarna skiljer sig åt mellan verksamheterna. Digitalisering och IT bidrar med metod och stöd där det behövs.
Vi börjar med att gå igenom vad som redan är kartlagt och om det håller. Luckorna fylls i under steget.
Vilka integrationer som finns idag, och var processen bryts för att en integration som behövs inte finns.
Med nuläget på plats vänder vi på ordningen: målbilden sätts utifrån den gemensamma infrastrukturen. Först därefter mappas arvet mot den.
Vad ska bli bättre, för vem, och hur märks det? Målbilden beskriver behov och effekter, inte vilka system verksamheten vill ha.
Vilka lösningar som ska bära vilka processer framåt, och hur det egna hänger ihop med det koncerngemensamma.
Processnivå, inte systemnivå. Varje process får ett av svaren till höger.
Beslutad målarkitektur omsätts i aktiviteter med årtal, ansvar och förväntad nytta.
Vilka processer som flyttas in i Mina sidor och Draken, vilka som automatiseras med AI, och vilka system som ersätts eller avvecklas när. Fördelat på 2027 och 2028.
Vad förflyttningen ger medborgare, företagare och anställda – och vad den ger kommunen. Formulerat så att det går att följa upp, inte bara beskriva.
Hur portföljen ser ut efter planen: öppnare, mer integrerbar, mindre inlåst data och färre lösningar som gör samma sak.
Steg 1 och 2 säger vad som finns och vad vi gör. Steg 3 säger vart vi ska. Steg 4 är mappningen mellan dem, uttryckt som aktiviteter med årtal.
Bara nuläget ger en karta som ingen agerar på. Bara målbilden ger en riktning utan väg dit. Tillsammans blir de en beslutad plan.
Ägarskapsfrågan drivs inte här. Den följer av hur ansvaret redan fördelar sig, och ser olika ut beroende på vilken typ av lösning det gäller.
Verksamheten har ägandeskapet och leverantörsrelationen. Hur den organiserar det internt är en verksamhetsnära fråga som det här arbetet inte driver.